Polityka prywatności Janusz Kluba Combat Hog

Dbamy o poufność i bezpieczeństwo danych osobowych naszych klientów, kontrahentów oraz użytkowników serwisu. Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane w związku z działalnością produkcyjną B2B Janusz Kluba Combat Hog w sektorze tekstyliów technicznych i specjalistycznych.

Skontaktuj się z nami Zobacz nasze usługi

Informacje ogólne

Zakres polityki prywatności

Niniejsza polityka ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z:

  • zawieraniem i realizacją umów B2B, w tym zamówień na produkcję tekstyliów technicznych,
  • obsługą zapytań poprzez formularz kontaktowy, e-mail oraz telefon,
  • działaniami handlowymi i marketingiem bezpośrednim B2B,
  • obsługą partnerstw długoterminowych z klientami z branż m.in. budownictwa, ochrony zdrowia, hotelarstwa i mody.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Janusz Kluba Combat Hog Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce, prowadząca działalność w zakresie produkcji tekstyliów niestandardowych, tkanin technicznych oraz specjalistycznych materiałów dla różnych branż przemysłowych.

Adres siedziby:
ul. Przykładowa 10, 00-000 [Miasto], Polska

Dane kontaktowe:

Inspektor ochrony danych (IOD)
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, można kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: [email protected].

Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia profesjonalnej działalności B2B w obszarze produkcji tekstyliów technicznych, w szczególności w następujących celach:

  • Realizacja umów B2B – przygotowanie oferty, negocjacje warunków współpracy, podpisanie i wykonywanie umów produkcyjnych, w tym obsługa zamówień na prototypy, serie pilotażowe i produkcję masową.
  • Obsługa zapytań i zamówień – udzielanie odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt, telefonicznie lub e-mailowo, a także przygotowanie kalkulacji i specyfikacji technicznych.
  • Kontakt handlowy i utrzymywanie relacji biznesowych – bieżąca obsługa klienta, komunikacja związana z projektami, produkcją, terminami, jakością, dostawą oraz rozliczeniami.
  • Planowanie produkcji i zarządzanie łańcuchem dostaw – przetwarzanie danych osób kontaktowych po stronie klienta i kontrahentów w celu koordynacji procesów produkcyjnych, magazynowych i logistycznych.
  • Rozliczenia i księgowość – wystawianie dokumentów księgowych, faktur i innych dokumentów wymaganych przepisami prawa.
  • Marketing bezpośredni B2B – prezentowanie aktualnej oferty, nowych rozwiązań materiałowych, usług dodatkowych i rozwiązań usprawniających współpracę, skierowanych do obecnych oraz potencjalnych partnerów biznesowych.
  • Realizacja obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej, handlowej i produkcyjnej zgodnie z wymogami prawa krajowego i unijnego.
  • Dochódzenie i obrona roszczeń – ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń wynikających z umów, w tym reklamacji jakościowych, sporów handlowych, roszczeń gwarancyjnych i odszkodowawczych.

Przetwarzanie danych w kanale online

W ramach korzystania z serwisu https://klubacombat.com możemy przetwarzać również dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (np. adres IP, dane o urządzeniu, dane o aktywności na stronie), które służą:

  • utrzymaniu bezpieczeństwa serwisu i systemów informatycznych,
  • analizie sposobu korzystania z serwisu i jego optymalizacji,
  • zapewnieniu poprawnego działania formularzy kontaktowych.

Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies oraz narzędzi analitycznych znajdują się w odrębnym dokumencie Polityki cookies, jeżeli jest stosowana.

Zakres przetwarzanych danych

W związku z działalnością B2B w obszarze produkcji tekstyliów technicznych i niestandardowych przetwarzamy przede wszystkim dane osób kontaktowych po stronie naszych klientów i kontrahentów (przedsiębiorstw, instytucji, organizacji). W szczególności mogą to być następujące kategorie danych:

  • Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, stanowisko służbowe, dział/komórka organizacyjna, reprezentowana firma.
  • Dane kontaktowe – służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, adres korespondencyjny (np. zakład produkcyjny, dział zakupów, dział technologii), dane do faktury.
  • Dane służbowe i projektowe – informacje o pełnionej roli w projekcie (np. technolog, kupiec, kierownik produkcji, specjalista ds. jakości), zakres odpowiedzialności, preferowany sposób kontaktu.
  • Dane dotyczące zapytań i zamówień – treść zapytania ofertowego, wymagania techniczne dotyczące tkanin i materiałów, specyfikacje projektowe, informacje o zastosowaniu końcowym (branża, produkt), parametry ilościowe i jakościowe, harmonogramy dostaw.
  • Dane związane z rozliczeniami – numery rachunków bankowych przypisane do firmy, dane wymagane do wystawienia faktur oraz innych dokumentów księgowych (zwykle dotyczące podmiotów prawnych, nie osób fizycznych).
  • Dane związane z komunikacją – historia korespondencji, notatki ze spotkań, ustalenia projektowe, informacje o preferencjach dotyczących oferty i współpracy.
  • Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, dane o aktywności na stronie (np. data i czas odwiedzin, odwiedzane podstrony), zbierane głównie w sposób zanonimizowany lub pseudonimizowany.

Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) w związku z naszą działalnością B2B. Jeżeli pojawi się konieczność przetwarzania takich danych, odbywa się to wyłącznie w oparciu o wyraźną podstawę prawną i w ściśle ograniczonym zakresie.

Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych w Janusz Kluba Combat Hog odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisami krajowymi. W zależności od celu przetwarzania możemy opierać się na następujących podstawach prawnych:

  • Niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
    Dotyczy to w szczególności danych osób kontaktowych, które są niezbędne do przygotowania oferty, negocjacji warunków, zawarcia oraz realizacji umów B2B dotyczących produkcji tkanin i materiałów tekstylnych, koordynacji procesu produkcji, jakości oraz dostaw.
  • Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
    Przetwarzanie danych w związku z obowiązkami księgowymi, podatkowymi, archiwizacyjnymi oraz innymi obowiązkami wynikającymi z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
  • Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
    W szczególności: prowadzenie marketingu bezpośredniego B2B, utrzymywanie i rozwijanie relacji biznesowych, analiza jakości współpracy i procesów produkcyjnych, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych, dochodzenie lub obrona roszczeń wynikających z umów i działalności gospodarczej.
  • Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
    W sytuacjach, w których nie możemy oprzeć przetwarzania na innej podstawie prawnej, możemy zwrócić się o wyrażenie zgody, np. na otrzymywanie określonych treści marketingowych drogą elektroniczną. Zgoda może być w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

Uzasadniony interes w relacjach B2B

Za nasz prawnie uzasadniony interes uznajemy m.in. prowadzenie odpowiedzialnej, długoterminowej współpracy z partnerami z branż takich jak budownictwo, ochrona zdrowia, hotelarstwo czy moda. Obejmuje to:

  • utrzymywanie historii zamówień i projektów w celu zapewnienia spójności jakości,
  • informowanie o ulepszonych materiałach, nowych technologiach i rozwiązaniach produkcyjnych,
  • zapewnienie rozliczalności procesów produkcyjnych i zgodności z normami jakościowymi.

Każdorazowo oceniamy, czy nasze interesy nie naruszają praw i wolności osób, których dane dotyczą. W razie wątpliwości można zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania – zgodnie z opisem w części dotyczącej praw osób, których dane dotyczą.

Odbiorcy danych

W związku z realizacją procesów produkcyjnych oraz obsługą współpracy B2B możemy przekazywać dane osobowe wybranym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych powyżej. Do głównych kategorii odbiorców należą:

  • Podwykonawcy i partnerzy produkcyjni – zakłady i dostawcy biorący udział w realizacji zamówień, np. w zakresie obróbki tkanin, wykończeń, nadruków, laminacji czy testów laboratoryjnych.
  • Firmy logistyczne i kurierskie – odpowiedzialne za transport surowców, półproduktów oraz gotowych wyrobów tekstylnych do i od klientów.
  • Dostawcy usług IT – dostawcy systemów do zarządzania produkcją, systemów ERP, CRM, hostingu, serwerów poczty elektronicznej, narzędzi komunikacyjnych oraz rozwiązań bezpieczeństwa IT.
  • Biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni – wspierający nas w obsłudze finansowej i prawnej działalności, w tym w zakresie dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Instytucje publiczne – organy administracji, sądy i inne instytucje, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.

Nie sprzedajemy danych osobowych – nie dokonujemy obrotu danymi osobowymi w celach komercyjnych, nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych niezwiązanych z naszą działalnością B2B bez podstawy prawnej lub wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dążymy do tego, aby dane osobowe były przetwarzane i przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Może jednak zdarzyć się, że w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych lub współpracą z partnerami technologicznymi, dane będą przekazywane do państw spoza EOG.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie z zachowaniem wymogów RODO, w szczególności poprzez:

  • przekazywanie do państw, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
  • stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa – jeżeli jest to wymagane.

Informacje o aktualnych mechanizmach zabezpieczenia przekazywania danych poza EOG można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem [email protected].

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany przepisami prawa. Przy ustalaniu okresu przechowywania bierzemy pod uwagę m.in. charakter współpracy, wymogi branżowe oraz okresy przedawnienia roszczeń. W szczególności:

  • Dane związane z zawarciem i realizacją umów B2B – przechowywane są przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (np. dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej) oraz przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń.
  • Dane dotyczące zapytań ofertowych – przechowywane są co do zasady przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji i przygotowania oferty, a następnie maksymalnie przez okres 24 miesięcy dla celów analitycznych i historii kontaktu biznesowego, chyba że dojdzie do zawarcia umowy.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowywane są do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania.
  • Dane związane z dochodzeniem i obroną roszczeń – przechowywane są przez okres trwania postępowań i przez czas przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa.
  • Dane techniczne dotyczące korzystania z serwisu – przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwisu oraz do tworzenia zagregowanych statystyk, zwykle w formie zanonimizowanej.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osób, których dane dotyczyły.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO. Realizujemy je w sposób przejrzysty i zgodny z zasadami bezpieczeństwa oraz rozliczalności. W szczególności mają Państwo prawo do:

  • Dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe, a jeżeli tak, do otrzymania ich kopii oraz informacji o sposobie ich przetwarzania.
  • Sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
  • Usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy wycofali Państwo zgodę, a nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania. Prawo to może być ograniczone, gdy obowiązek przechowywania danych wynika z przepisów prawa.
  • Ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrzenia sprzeciwu.
  • Przenoszenia danych – otrzymania dostarczonych danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
  • Sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora, w tym w szczególności wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego B2B.
  • Cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, w przypadku gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzamy dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO lub innych obowiązujących regulacji, przysługuje prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl

Zachęcamy jednak do wcześniejszego kontaktu z nami – postaramy się wyjaśnić wszelkie wątpliwości i znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie.

Zabezpieczenia i bezpieczeństwo danych

Przykładamy dużą wagę do bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych naszych klientów i kontrahentów, szczególnie z branż o podwyższonych wymaganiach jakościowych i regulacyjnych, takich jak ochrona zdrowia czy budownictwo. W celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub naruszeniem, wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, obejmujące m.in.:

  • Środki organizacyjne – polityki i procedury ochrony danych, instrukcje dla pracowników, ograniczenie dostępu do danych tylko dla upoważnionych osób, regularne szkolenia zespołu w zakresie bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych.
  • Środki techniczne – stosowanie zabezpieczeń sieciowych, haseł, kontroli dostępu, szyfrowania wybranych nośników i kopii zapasowych, regularne aktualizacje systemów oraz wykorzystywanego oprogramowania.
  • Bezpieczeństwo fizyczne – kontrola dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane, zabezpieczenie dokumentacji papierowej, stosowanie zasad czystego biurka i bezpiecznego niszczenia nośników.
  • Współpraca z zaufanymi dostawcami – staranny dobór podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu, zawieranie umów powierzenia przetwarzania, weryfikacja stosowanych przez nich środków bezpieczeństwa.

Regularnie przeglądamy i aktualizujemy stosowane zabezpieczenia, aby dostosować je do zmieniających się zagrożeń technologicznych oraz wymogów prawnych i branżowych.

Kontakt i zgłaszanie naruszeń

Wszelkie pytania, wątpliwości lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych można kierować bezpośrednio do nas lub do wyznaczonego inspektora ochrony danych. W szczególności mogą się Państwo z nami kontaktować w celu:

  • realizacji praw wymienionych w niniejszej polityce,
  • uzyskania dodatkowych informacji o sposobach przetwarzania danych,
  • zgłoszenia podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych lub zasad ich przetwarzania.

Kontakt do administratora danych:

Kontakt do inspektora ochrony danych:

Procedura zgłaszania naruszeń

Jeżeli zauważą Państwo sytuację mogącą stanowić naruszenie ochrony danych osobowych (np. otrzymanie wiadomości zawierającej dane, których nie powinni Państwo otrzymać), prosimy o niezwłoczny kontakt:

  • przesłanie zgłoszenia na adres [email protected] z opisem zdarzenia,
  • niewykorzystywanie otrzymanych przypadkowo danych,
  • usunięcie wiadomości lub plików po otrzymaniu potwierdzenia od nas, że została sporządzona dokumentacja zdarzenia.

Każde zgłoszenie jest analizowane zgodnie z wewnętrznymi procedurami. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych podejmujemy odpowiednie działania naprawcze oraz, jeżeli jest to wymagane, dokonujemy zgłoszenia do właściwego organu nadzorczego oraz – w przypadkach przewidzianych przepisami – informujemy osoby, których dane dotyczą.

Jeżeli chcą Państwo omówić zasady przetwarzania danych w ramach planowanej współpracy lub projektu, zachęcamy do kontaktu poprzez stronę Kontakt lub bezpośrednio z naszym zespołem handlowym.

Aktualizacja polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może podlegać okresowym aktualizacjom, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju naszych usług, zastosowania nowych technologii lub modyfikacji procesów produkcyjnych w Janusz Kluba Combat Hog. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie /privacy-policy/.

W przypadku istotnych zmian dotyczących sposobu przetwarzania danych osobowych możemy poinformować o nich w szczególny sposób, np. poprzez komunikat na stronie internetowej lub bezpośredni kontakt z wybranymi kontrahentami.